Oficina de Atención al Inversionista

De acuerdo con lo previsto en el Código de Buen Gobierno Corporativo, HSBC FIDUCIARIA cuenta con una Oficina de Atención al Inversionista. La Oficina de Atención al Inversionista depende del Secretario General de la Fiduciaria. Esta oficina sirve de enlace entre la Fiduciaria y sus accionistas. La Oficina de Atención al Inversionista tiene las siguientes funciones:

• Poner a disposición de todos los accionistas la información relativa a sus derechos y obligaciones mediante la entrega de los estatutos de la sociedad y copia del presente Código, sujeto al procedimiento y costos que determine la Fiduciaria
• Servir como canal de comunicación entre la Fiduciaria y sus accionistas
• Difundir las convocatorias a las reuniones de Asamblea de Accionistas a través de la página web de la Fiduciaria
• Atender las quejas o reclamaciones que presenten los accionistas respecto del incumplimiento al Código de Buen Gobierno, tomando las medidas que correspondan, salvo que el Secretario General decida remitir dichas quejas o reclamaciones al Comité de Buen Gobierno para sea este órgano quien las resuelva. La Oficina de Atención al Inversionista informará al Comité de Buen Gobierno sobre la respuesta final que sea dada al quejoso

El procedimiento por el cual se tramitarán las quejas o reclamaciones será el siguiente:

Los accionistas deberán formular sus quejas o reclamos por escrito, las cuales deberán contener, por lo menos:

• Los nombres y apellidos completos del accionista y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección
• El objeto de la queja o reclamo
• La relación de documentos que se acompañan
• La firma del peticionario, cuando fuere el caso

A través de la Oficina de Atención al Inversionista se podrá requerir al accionista que haya formulado la queja o reclamo para que adjunte toda la documentación que pueda ser necesaria. De igual forma se podrá requerir al accionista para que se añadan las informaciones o aclaraciones pertinentes. La solicitud de información adicional interrumpirá los términos establecidos para que se dé respuesta a la queja o reclamo.

Las quejas y reclamos se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al quejoso, expresando los motivos de la demora y seáalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta.

Si la respuesta involucra el suministro de documentación, la Fiduciaria podrá solicitar que sean cancelados los gastos que la entrega de dicha información genere.

Difundir el Código de Buen Gobierno, el cual adicionalmente será suministrado al público a través de la página web de la entidad.
Tener a disposición del los accionistas la información que establezcan las leyes aplicables y los estatutos, códigos y reglamentos de la entidad.

Poner a disposición de los accionistas, en las oficinas de administración de la Fiduciaria y dentro de los términos de ley, los documentos enunciados por el artículo 446 del Código de Comercio, para que así los accionistas puedan ejercer su derecho de inspección y tomar decisiones informadas.

Tener a disposicióó de todos los accionistas las respuestas otorgadas previamente a otros accionistas, cuando en criterio de la sociedad, dichas respuestas puedan dar lugar a una posición ventajosa para quienes las recibieron inicialmente.

La Oficina de Atención al Inversionista se encuentra localizada en la Cra. 7 No 71-21 Torre B Piso 16 de la ciudad de Bogotá D.C. Las comunicaciones que se presenten a esta oficina deberán dirigirse al Secretario General de la Fiduciaria.