La Oficina de Atención al Inversionista depende del Secretario General del Banco. Esta oficina sirve de enlace entre el Banco y sus accionistas e inversionistas. La Oficina de Atención al Inversionista tiene las siguientes funciones:
a) Poner a disposición de todos los accionistas la información relativa a sus derechos y obligaciones mediante la entrega de los estatutos de la sociedad y copia del presente Código de Buen Gobierno, sujeto al procedimiento y costos que determine la entidad.
b) Servir como canal de comunicación entre el Banco y sus accionistas.
c) Difundir las convocatorias a las reuniones de Asamblea de Accionistas a través de la página web del Banco.
d) Atender las quejas o reclamaciones que presenten los accionistas e inversionistas respecto del incumplimiento al Código de Buen Gobierno, tomando las medidas que correspondan. La Oficina de Atención al Inversionista informará al Comité de Buen Gobierno sobre la respuesta final que sea dada al quejoso.
El procedimiento por el cual se tramitarán las quejas o reclamaciones será el siguiente:
Los accionistas deberán formular sus quejas o reclamos por escrito, las cuales deberán contener, por lo menos:
Los nombres y apellidos completos del accionista y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección.
El objeto de la queja o reclamo.
La relación de documentos que se acompañan.
La firma del peticionario, cuando fuere el caso.
A través de la Oficina de Atención al Inversionista se podrá requerir al accionista que haya formulado la queja o reclamo para que adjunte toda la documentación que pueda ser necesaria. De igual forma se podrá requerir al accionista para que se añadan las informaciones o aclaraciones pertinentes. La solicitud de información adicional interrumpirá los términos establecidos para que se de respuesta a la queja o reclamo.
Las quejas y reclamos se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al quejoso, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta.
Si la respuesta involucra el suministro de documentación, el Banco podrá solicitar que sean cancelados los gastos que la entrega de dicha información genere.
e) Difundir el Código de Buen Gobierno, el cual será puesto a disposición de los accionistas en la Oficina de Atención del Inversionista y adicionalmente será suministrado al público a través de la página web de la entidad.
f) Tener a disposición de los accionistas la información que establezcan las leyes aplicables y los estatutos, códigos y reglamentos de la entidad.
g) Poner a disposición de los accionistas, en las oficinas de administración de la sociedad y dentro de los términos de ley, los documentos enunciados por el artículo 446 del Código de Comercio, para que así los accionistas puedan ejercer su derecho de inspección y tomar decisiones informadas.
h) Tener a disposición de todos los accionistas las respuestas otorgadas previamente a otros accionistas, cuando en criterio de la sociedad, dichas respuestas puedan dar lugar a una posición ventajosa para quienes las recibieron inicialmente.
La Oficina de Atención al Inversionista se encuentra localizada en la Cra. 7 No 71-21 Torre B Piso 16. Las comunicaciones que se presenten a esta oficina deberán dirigirse al Secretario General del Banco."
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